对某些公司来说，聚会就像裙子的褶边一样是不可缺少的；对另一些公司来说，招待会对于建立和维系客户关系是必须的，因此，这些都不可削减。新闻发布会对某些公司是不需要的奢侈品，但是对另一些公司来说，使媒体不断地对公司的新产品和新服务保持关注是公司战略的重要组成部分。

　　无论是什么行业的企业以及企业的参展战略是什么，我们都可以从以下一些成熟的预算规律中学些什么，这是从许多次的实验和错误中总结出来的削减预算的重要规律。

　　可以削减的预算在我们讨论什么费用必须支出之前，让我们先看看什么费用容易削减。有几种方式可供选择。

　　1.尽量减少赠品的费用现场的展会管理者对此可能会有抱怨，但他们会理解的。无论如何，赠送会使你产生这样的想法“这个人可能不是我们的目标客户”，英特尔公司一位曾经负责参展的专家这么认为，他从1992年至2000年都管理了英特尔公司的参展项目。英特尔公司在展会上用于赠送的花费从5000美元到3万美元不等，特别在一些大型展会上，比如：在COMDEX上。假如你的公司像英特尔这样一年参加20多个展会并送出相应的赠品，那么可能节约的费用将达到6位数。即使你没有参加那么多展会，你也可以计算一下在赠品方面节约的费用：根据最近的一项调查，赠品是提高预算的典型开支，经常占到展会预算的8-12%。英特尔参加COMDEX展会时在赠品上花费了大约3万美元，占总的参展费用的1.5%。

　　2.降低展位清洁服务的费用在一些小的展位上，比如说一般都是由展位上的员工做清洁工作。在一些大型展位上，可能有专门的清洁工人来清扫垃圾或者废料。不过有经验的管理者就会要求清洁工人在展位刚搭建好的时候来打扫一次，而不是每天有专人打扫。

　　3.“可持续”布置展台，合理分配资金是降低成本的一个重要方面。具体而言，就是将你的人力，物力的使用发挥到最佳状态。如果你打算多次布置和安装展台的话，可以考虑使用一些轻便的，可移动的或标准化的展台，面那些最笨重的，特殊订制的展台可留在大型展览中使用。如果正在准备一个新的展台，则使用那些较轻的便于运输的材料，这样也能大大降低成本。

　　4.重点产品的展示推广费用不可少重点产品信息的发布和宣传费用是不可缺少的。展会现场是发布产品信息的重要场所。当然，新闻媒体也能做到这一点，但是客户不能亲眼看到真实的产品，也不能亲身体验新产品。不过，不是所有的展会都能做到让顾客对公司以及公司的产品有直观的认识。有经验的参展商会花一笔钱雇佣受过训练的专业人员，他们能够用最有效的方式展示公司的明星产品，用最少的时间获得最多的回馈，这笔预算是不可节约的。

　　5.殷勤招待客户在展会上让你的客户高兴是参展的主要理由之一。所以殷勤招待客户的费用不可少。参展商也许需要为此举办一些酒会或者活动，用来加固与客户之间的联系。一位参展商这么说，客户是我们参展的理由，也是我们做生意的理由。（中化整木网）